Los robots prometen hacer invisible el software empresarial

Los robots pronto transformarán el mundo de las herramientas de productividad, los flujos de trabajo empresariales y el software empresarial. El cambio se producirá de forma incremental, casi invisible, hasta que redefina el software por completo. ¿Recuerdas la vieja historia de hervir una rana?

Empezando por los mainframes y COBOL, cada versión de la tecnología informática se ha aplicado a la causa de automatizar, simplificar y codificar los procesos empresariales. Las herramientas de software empresarial como ERP, RRHH, CRM y contabilidad automatizan los flujos de trabajo empresariales; crean entidades estructuradas; las dividen en roles; las asignan a pantallas específicas y crean vistas para cada usuario individual. La experiencia del usuario final suele implicar una interfaz de usuario basada en formularios para la introducción de datos e informes para la salida de datos.

Pero esto plantea algunos problemas. En primer lugar, el éxito de estas herramientas depende de que se capturen los datos adecuados en el momento oportuno. Cuando un vendedor no introduce las actualizaciones de las reuniones con los clientes a tiempo, limita la capacidad del gestor para hacer ajustes. Cuando el gestor no aprueba la solicitud de gastos a tiempo, ralentiza todo el proceso para los demás.

Y hay una segunda cuestión. Los procesos empresariales siguen una versión de la regla 80-20: La mayoría de los usuarios de una empresa utilizan las herramientas a la ligera, mientras que muy pocos son usuarios intensivos. El software empresarial se compra y optimiza para los pocos usuarios principales a expensas de los muchos ocasionales. El usuario ocasional puede recibir notificaciones, pero tiene que volver a entrar en el sistema para actualizar cada formulario. Multiplica esto por un gran número de procesos empresariales y te darás cuenta de la magnitud del problema. Como supone un esfuerzo, los usuarios acumulan su trabajo para más tarde, y la frustración se generaliza.

Todo esto termina con la integración de bots.

Los bots pronto harán que el software empresarial sea más sencillo, más fácil, más amigable y quizás incluso encantador para el usuario ocasional. Imagina no tener que rellenar nunca otro formulario o iniciar sesión en otra herramienta. Con un bot, un usuario puede simplemente enviar un mensaje o responder a una pregunta desde una aplicación de mensajería. Un clic, un acuse de recibo o una respuesta rápida es todo lo que hace falta para que el proceso avance. Una vez que sea así de sencillo, los usuarios lo harán en el momento. Y una introducción de datos más rápida acelera el ritmo de los procesos empresariales en todos los ámbitos.

Los robots también pueden personalizar la experiencia. No molestarán a un usuario durante una reunión ni enviarán múltiples recordatorios para tareas urgentes. Los robots suelen tener personalidad, lo que hace que sea divertido interactuar con ellos.

Si crees que aún no hemos llegado a ese punto, piénsalo otra vez. Bots como Growbot y Hey Taco! son herramientas de RRHH divertidas y sencillas para gestionar los programas de recompensa y reconocimiento de los empleados. Birdly es un bot CRM que proporciona una visión de 360 grados de un cliente. Biztera es un bot de flujo de trabajo que acelera las aprobaciones. Y un bot de contabilidad que mi empresa ha creado recientemente para la empresa de software financiero Sage captura gastos e ingresos. Los resultados de las pruebas beta han sido muy prometedores, con muchos usuarios convencidos de que estaban chateando con un humano y no con un bot.

Los bots hacen que el software empresarial sea invisible y se integre a la perfección en los momentos de la vida. Simplifican la vida del usuario ocasional reduciendo la carga cognitiva y proporcionando experiencias increíbles, al tiempo que aumentan drásticamente la velocidad y la eficacia de los flujos de trabajo empresariales.

¿Crees que el software empresarial es un negocio aburrido? Los robots van a insuflar nueva vida y emoción a una categoría de software hasta ahora aburrida, pero importante.